Praktijkmanager in de tandartspraktijk
Als praktijkmanager ben je verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoering van de praktijk. Je rapporteert aan de praktijkeigenaar en stemt de werkzaamheden met de praktijkeigenaar af. De praktijkeigenaar is in veel gevallen de tandarts zelf en werkzaam als behandelaar waardoor je als manager de rechterhand bent van de tandarts. Een praktijk runnen zou voor de tandarts een fulltime job erbij betekenen. Er zijn grote en kleine praktijken. Ook zijn er praktijken die binnen een keten zijn opgenomen. De taakinvulling van een praktijkmanager zal dan ook per praktijk of organisatie verschillend zijn.
Je bent de spin in het web en zorgt ervoor dat de praktijk als een goed gesmeerde machine loopt. Verantwoordelijkheden kunnen zijn; het personeelsmanagement, de kwaliteitseisen, protocollen, huisvesting, ICT, logistiek, facilitair, veiligheid, de contracten met zorgverzekeraars, de administratieve organisatie en marketing. Je neemt administratieve taken over van de praktijkeigenaar en denkt mee in het beleid van de praktijk. Het functieniveau is afhankelijk van de werkzaamheden. Voor de meeste praktijken is deze ingeschat op opleidingsniveau 4 en kan oplopen voor grote praktijken en ketens tot opleidingsniveau 5 of 6.
Een praktijkmanager heeft grofweg 6 deelgebieden waar de focus altijd naar toe moet.
Deelgebied 1: Aansturen werknemers
- Periodieke overleggen initiëren en vormgeven
- Coachen en aansturen medewerkers
- Werving & Selectie
Deelgebied 2: Coördineren interne bedrijfsvoering
- Imago en reputatie praktijk goed houden
- Knelpunten agenda signaleren
- Toezien inkoopmanagement
- Flow verhogend managen
- Efficiëntie praktijkvoering verhogen
Deelgebied 3: Verrichten ARBO taken
- RI&E maken en beheren
- ARBO advies geven aan medewerkers en op toezien ARBO technisch werken
- Incident Management optuigen en uitvoeren
- Praktijk eigenaar adviseren op gebied van ARBO ontwikkelingen
- Voeren van sollicitatiegesprekken, functionerings- en beoordelingsgesprekken
Deelgebied 4: Beschikbaar stellen van informatie
- Praktijkeigenaar voorzien van updates omtrent wet- en regelgeving
- Praktijkeigenaar voorzien van kwartaal financiële informatie
- Salarisadministratie en rapporteren praktijkeigenaar
- Opleidingsbudget beheren
Deelgebied 5: Verbeteren werkprocessen
- Kwaliteitsmanagement
- Ontwikkelingen vakgebied up to date houden en team en eigenaar informeren
Deelgebied 6: Externe relaties onderhouden
- Leveranciers regelmatig spreken en uitnodigen voor updates
- Contactpersoon zijn voor zorgverzekeraars, Infomedics, etc
- Contractmanagement
- Beheren Datalekregister
De praktijkmanager heeft dus een veelomvattende functie. Denk ook aan beoordelingsgesprekken voeren, rapportage maken naar de eigenaar en voor seniormanagers ook intervisies leiden. Maar ook zorgt de praktijkmanager ervoor dat er protocollair gewerkt wordt, dat de neuzen dezelfde kant op staan in het team. Als je dit leest dan begrijp je gelijk dat het ook een behoorlijk zware functie is, die van de praktijkeigenaar vertrouwen vraagt om ‘los te durven laten” en van de praktijkmanager echte management skills vergt.
Patiëntgericht werken is altijd het einddoel en niet het startpunt.
