Werken in de tandheelkunde als praktijk manager, wat zijn de taken eigenlijk?
Blog 2.
Een praktijkmanager heeft grofweg 6 deelgebieden waar de focus altijd naar toe moet. Zoals ik wel in mijn eerste blog beschreef bepaalt het level van de praktijkmanager waar de zwaartepunten liggen. In de basis zijn de 6 deelgebieden dus wel hetzelfde. Omdat de functie toch nog niet helemaal helder is in de tandheelkunde, en ik regelmatig vragen krijg wat een praktijkeigenaar nou van de praktijkmanager mag verwachten even kort de kerntaken hier. Op mijn website www.kdmsacademy.nl vind je een uitgebreidere uiteenzetten welke taken de praktijkmanager nu echt heeft zoals bijvoorbeeld beoordelingsgesprekken voeren, rapportage maken naar eigenaar en voor seniormanagers ook intervisies leiden.
Deelgebied 1: Aansturen werknemers
- Periodieke overleggen initiëren en vormgeven
- Coachen en aansturen medewerkers
- Werving & Selectie
Deelgebied 2: Coördineren interne bedrijfsvoering
- Imago en reputatie praktijk goed houden
- Knelpunten agenda signaleren
- Toezien inkoopmanagement
- Flow verhogend managen
- Efficiëntie praktijkvoering verhogen
Deelgebied 3: Verrichten ARBOtaken
- RI&E maken en beheren
- ARBO advies geven aan medewerkers en op toezien ARBO technisch werken
- Incident Management optuigen en uitvoeren
- Praktijk eigenaar adviseren op gebied van ARBO ontwikkelingen
- Voeren van sollicitatiegesprekken, functionerings- en beoordelingsgesprekken
Deelgebied 4: Beschikbaar stellen van informatie
- Praktijkeigenaar voorzien van updates omtrent wet- en regelgeving
- Praktijkeigenaar voorzien van kwartaal financiële informatie
- Salarisadministratie en rapporteren praktijkeigenaar
- Opleidingsbudget beheren
Deelgebied 5: Verbeteren werkprocessen
- Kwaliteitsmanagement
- Ontwikkelingen vakgebied up to date houden en team en eigenaar informeren
Deelgebied 6: Externe relaties onderhouden
- Leveranciers regelmatig spreken en uitnodigen voor updates
- Contactpersoon zijn voor zorgverzekeraars, Infomedics, etc
- Contractmanagement
- Beheren Datalekregister
Als je dit leest dan begrijp je gelijk dat het een behoorlijk zware functie is, die van de praktijk eigenaar vertrouwen vraagt om ‘los te durven laten” en van de praktijkmanager echte management skills vergt. De meest ervaren en zelfs gediplomeerde praktijk managers weten op 8 van de 10 punten niet precies hoe ze het moeten doen. Ze missen reflectie en hebben geen houvast aan de lesstof die ze gehad hebben. Ik heb daarom 50 Casuskaartjes gemaakt die ik inzet en inzicht geven hoe je wel incidentmanagement kunt optuigen. En hoe dat nou moet, zo’n datalegregister beheren. Dat is helemaal niet zo moeilijk hoor, maar je moet wel even weten hoe je het moet doen.
Het team aansturen, is vaak de bottlenek en daarin krijgen de praktijkmanagers die member zijn van de KDMS Academy instrumenten aangereikt die hen direct in de managersrol zet waar ze moeten zitten. Te vaak is de praktijkmanager een, gechargeerd gezegd, veredelde tandartsassistente. Lijkt ze soms de secretaresse van de assistentes en behandelaars. Die rol is niet wenselijk. De praktijk manager moet immers ook beoordelen en lastige gesprekken voeren met het team. Dan is het noodzakelijk dat je op de managers stoel gaat zitten en je ook zo profileert.
Maar ook zorgt dat er protocollair gewerkt wordt, dat de neuzen dezelfde kant op staan. Dat het team zich verantwoordelijk voelt voor de taken die ze gezamenlijk hebben en net zo goed samenwerken als de praktijkmanager niet op de praktijk is. Het lijkt nog te vaak dat de verantwoordelijkheid om goed samen te werken en ‘de wil’ om dagelijks te verbeteren alleen uit de praktijk manager komt. In mijn derde blog duik ik hier dieper op in, want die discrepantie in verantwoordelijkheid moeten we met het hele team gaan overbruggen. Teneinde de praktijk eigenaar en de praktijk manager te ontlasten en de patiënt veel betere zorg te kunnen bieden. Want laten we nooit vergeten waarom we het allemaal doen. Patiëntgericht werken is altijd het einddoel en niet het startpunt.