Op Tandarts.nl is al vaker aandacht besteed aan het werken in de tandheelkunde. De tandarts met de assistent, de mondhygiënist, en ook preventie assistent zijn wel bekend bij de meeste mensen. Maar er zijn ook functies achter de schermen, die interessant kunnen zijn en waar je misschien nog niet eerder aan hebt gedacht. Onzichtbaar voor jou als cliënt/patiënt wordt er namelijk veel werk verricht om alles in goede banen te leiden. Moeten de protocollen volgens de wet- en regelgeving in orde zijn om te zorgen dat er zo min mogelijk kans is op infectie, of een complicatie. Maar ook moeten alle producten ingekocht worden, de stoelen en apparatuur onderhouden worden en de patiëntenkaarten op orde zijn en nog veel meer. De praktijk manager zorgt daarvoor, en leidt alles in goede banen maar doet nog veel meer. Daarom willen we in deze blog de praktijkmanager eens in de spotlights zetten.
Waarom een praktijkmanager in de tandartspraktijk
Een tandartspraktijkhouder is vaak ook zelf behandelaar. Focus houden op alle aandachtsgebieden, leidinggeven, alles organiseren naast de behandelingen zou een extra full-time job betekenen. Het is voor een praktijkeigenaar een flinke verantwoordelijkheid en lopen over door regeldruk, dus de uitvoering van veel organisatorische taken worden graag overdragen aan een praktijkmanager. De praktijkmanager is ook sparringpartner, voert sollicitatiegesprekken en functionerings- en beoordelingsgesprekken, stuurt het team aan en maakt vaak de roosters.
Grote praktijken, kleinere praktijken en ketens
Er zijn grote praktijken met meerdere behandelkamers en kleinere praktijken met 1 of 2 behandelkamers. De functie van de praktijkmanager is lange tijd een beetje onduidelijk geweest. Dat komt omdat de functie nog niet zo lang bestaat binnen de tandheelkunde, vooral de laatste 10 jaar wordt er pas gebruik gemaakt van praktijkmanagers. Daarvoor deed de tandarts met de assistente alles zelf. Er waren ook veel minder verplichtingen en regels om aan te voldoen dan nu. Of het nou een kleinere praktijk of grote praktijk is, of een keten (meerdere praktijken), de praktijk manager heeft altijd de verantwoordelijkheid over de 6 deelgebieden.
Maar er is wel degelijk een verschil. Een grote praktijk heeft vaak een front office- en een back office medewerker, een HR medewerker of iemand die de communicatie doet binnen de praktijk. Denk aan website of het zorgscherm dat je in de wachtkamer ziet. Een praktijk manager van een kleine praktijk doet veel zelf, zoals bijvoorbeeld de telefoon opnemen en afspraken inplannen voor patiënten en soms zelfs nog een dag in de week de tandarts assisteren ‘aan de stoel’. Om deze redenen is de functie in 3 levels ingedeeld. Junior, Senior en Regiomanager. Dit omdat de deelgebieden wel hetzelfde zijn, maar de accenten anders liggen.
De taken van de praktijkmanager
De taken van een praktijkmanager zijn grofweg verdeeld over 6 deelgebieden. De grootte van de praktijk bepaalt het level van de praktijkmanager, waar de zwaartepunten liggen. In de basis zijn de 6 deelgebieden dus hetzelfde. De functie van praktijkmanager in de tandheelkunde is nog niet altijd even duidelijk. KDMS heeft een duidelijke taakomschrijving gemaakt, hier zie je alvast de 6 deelgebieden. Sommige praktijken besteden taken uit zoals bijv. de Risico-Inventarisatie en Evaluatie. Het is een voor werkgevers verplicht middel om de gezondheid en veiligheid te bevorderen of ze hebben een geautomatiseerd inkoopsysteem.
Deelgebied 1: Aansturen werknemers
- Periodieke overleggen initiëren en vormgeven
- Coachen en aansturen medewerkers
- Werving & Selectie
- Bijscholingen managen
Deelgebied 2: Coördineren interne bedrijfsvoering
- Imago praktijk onderhouden
- Knelpunten agenda signaleren
- Toezien inkoopmanagement
- Flow verhogend managen
- Efficiëntie praktijkvoering verhogen
Deelgebied 3: Verrichten ARBO taken
- Risico-Inventarisatie en Evaluatie maken en beheren
- ARBO advies geven aan medewerkers en toezien op ARBO-technisch werken
- Incident Management optuigen en uitvoeren
- Praktijkeigenaar adviseren op gebied van ARBO-ontwikkelingen
- Voeren van sollicitatiegesprekken, functionerings- en beoordelingsgesprekken
Deelgebied 4: Beschikbaar stellen van informatie
- Praktijkeigenaar voorzien van updates omtrent wet- en regelgeving
- Praktijkeigenaar voorzien van financiële kwartaalinformatie
- Salarisadministratie en rapporteren aan praktijkeigenaar
- Opleidingsbudget beheren
Deelgebied 5: Verbeteren werkprocessen
- Kwaliteitsmanagement
- Ontwikkelingen vakgebied up to date houden en eigenaar met team informeren
Deelgebied 6: Externe relaties onderhouden
- Leveranciers regelmatig spreken en uitnodigen voor updates
- Contactpersoon zijn voor zorgverzekeraars, Infomedics, etc.
- Contractmanagement
- Beheren Datalekregister
Als je dit overzicht ziet dan begrijp je dat het een behoorlijk zware functie is, die van de praktijkeigenaar het vertrouwen vraagt om ‘los te durven laten” en van de praktijkmanager echte management skills vraagt. Zie je een deelgebied waarin je je wilt verdiepen of verbeteren? Of wil je starten in de tandheelkunde met deze uitdagende functie die nooit verveelt? Neem contact op met de auteur!
Opleidingen tot praktijkmanager in de dentale praktijk
Er zijn meerdere opleidingsmogelijkheden bij verschillende instituten. KDMS is een Organisatie Adviseur voor praktijkhouders en opleider van praktijkmanagers. Het aanbod van trainingen is gevarieerd. Zo is er ook een mogelijkheid gecreëerd voor mensen buiten de tandheelkunde om als manager binnen een tandartspraktijk een verschil te kunnen maken. Op de website van KDMS is een gratis ‘quickscan’ die laat zien op welk level iemand kan instromen of zich kan verdiepen in het vak. Denk je erover om te kiezen voor een uitdagende baan als praktijkmanager, dan kun je een certificering halen na het afronden van de hybride leerlijnen (combinatie van e-learning en coaching ‘on the job’). Als je wilt kan je daarna gekoppeld worden aan een recruiter die met je op zoek gaat naar een fijne werkplek waar je de ruimte krijgt om verder te ontwikkelen. Je kunt na de hybride leerlijn sinds kort ook een app-ondersteuningsabonnement nemen. Voor een kleine prijs heb je de academie vraagbaak en coach dan onder de knop. En dat is in de eerste maanden van je nieuwe werkplek best heel fijn.
